הרבה בעלות עסקים חוות את התחושה הזאת: הלקוחות שואבים ממך את כל הזמן, את כל האנרגיה, ואת כל המיקוד. כל פנייה, שאלה, בקשה – את מרגישה שדורשים ממך להיות "תמיד זמינה".
וזה לא חייב להיות ככה.
הסוד טמון בשירות לקוחות מבוסס גבולות – כזה שמבהיר ללקוחות מתי את זמינה ומתי לא, ומוודא שהם מבינים את התהליך והציפיות מראש.
זהו שלב הכרחי בבניית עסק רווחי שמשפר את החיים שלך ולא להיפך…
התחילי לחשוב כמו עסק.
אז מהם השלבים הקריטיים?
- הגדירי שעות עבודה ברורות.
לא "באיזה שעות אני עונה" אלא "באיזה שעות העסק שלי פתוח": העסק שלך צריך להיות פתוח בשעות מוגדרות. לא משנה אם זה 9-15 או שעות גמישות אחרות – מה שחשוב זה שתהיה לך הגדרה ברורה.
- הבהירי את הציפיות מההתחלה.
אם את בונה שירות לקוחות עם גבולות, תודיעי עליהם מראש. כל לקוח שיגיע לעסק שלך – תסבירי לו מעבר לשאלות המענה, תני הסבר בדיוק איך התהליך עובד. למשל:
- מה זמן ההמתנה לתשובות.
- מה סדר גודל של זמן עד לפגישה או מענה.
- מהם התנאים שלך למענה מחוץ לשעות הפעילות.
- מה המדיניות של העסק במקרה של משהו דחוף.
- התחילי לחשוב על השירות שלך כמו מערכת.
המערכת שלך צריכה להיות יעילה וכוללת את כל השלבים, בלי שהלקוחות יצטרכו לחפש אותך בכל רגע. זה אומר שיש לך מערכת להודעות אוטומטיות, שאומרת ללקוח מתי הוא יקבל תשובה, ויש לך כלים לניהול זמן שמשאירים אותך פנויה למשימות החשובות.
- זכרי את העיקרון: כשהעסק לא פתוח, את לא עונה.
אם את לא זמינה בשעות מסוימות שעסקים אחרים כן זמינים – אל תרגישי אשמה. אם המודל העסקי שלך בנוי נכון, הלקוחות יבינו ויכבדו את הגבולות והם לא יהיו מאוכזבים – הם יבינו שהמודל שלך מותאם לצרכים שלך, וזה לא גורע מהשירות שלהם. להיפך – זה יגרום להם לכבד אותך עוד יותר.
שימי לב!! בשעות שהגדרת שאת לא זמינה – שימי לב לא לתת מענה! גם אם את במקרה זמינה…
את לא יכולה לצפות מהלקוחות לכבד את הגבולות שלך אם את לא שומרת עליהם.
למה זה חשוב?
המעבר ממענה אינסופי ורגעי לארגון מסודר ומבוסס גבולות מאפשר לך ליהנות משירות לקוחות מצוין, לנהל את הזמן שלך בצורה חכמה, ולקבל את הכבוד שמגיע לך – גם מהלקוחות שלך.
תהליך ברור ויעיל הופך את כל המערכת ליותר מסודרת, שמשדרת מקצועיות ומונע את ההתמודדות עם אי-בהירות או תסכול.
הגבולות שלך הם לא רק למען השקט הנפשי שלך – הם הדרך שלך ליצור מודל עסקי שמאפשר לך איכות חיים.
התחילי לחשוב כמו עסק ותראי איך הלקוחות לא רק מכבדים את הגבולות – גם מתמגנטים, מעריכים ומייקרים את הזמן והמקצועיות שלך.
תכתבי לי איך הולך,
כאן להצלחה שלך,
רבקה גרוסברד